Wybierając system, powierzasz komuś dane gości, sprzedaż i część codziennej pracy. Referencje na stronie pokazują wyłącznie tych zadowolonych, więc warto sprawdzić kilka rzeczy samodzielnie.

Wszystko poniżej zajmuje razem kwadrans i nie wymaga niczyjej zgody.

Kto to jest formalnie

Znajdź na stronie pełną nazwę firmy i numer NIP. Powinny być w regulaminie albo w polityce prywatności, jeśli nie ma ich w stopce.

Mając NIP, sprawdź firmę w publicznych rejestrach: od kiedy istnieje, jaka jest forma prawna, czy adres jest realny. To jest darmowe i zajmuje dwie minuty.

Brak tych danych na stronie nie przesądza o niczym, ale jest pierwszym pytaniem do zadania.

Dokumenty, które muszą istnieć

Regulamin i polityka prywatności to minimum. Przeczytaj w polityce jeden fragment: kto jest podwykonawcą i gdzie leżą dane. To pokazuje, czy dokument został napisany dla tego produktu, czy skopiowany.

Wzór umowy powierzenia przetwarzania powinien być dostępny na żądanie, a najlepiej od razu. Jeśli dostawca nie wie, o co chodzi, to jest istotna informacja.

Jak zachowuje się przy trudnym pytaniu

To jest najlepszy dostępny test i nic go nie zastąpi. Zadaj pytanie o coś, czego prawdopodobnie nie mają:

Czy integrujecie się z moją kasą fiskalną, model X?

Czy da się wyeksportować historię zamówień do pliku?

Co się dzieje, gdy padnie Wasz serwer w sobotę wieczorem?

Uczciwe „nie mamy tego" jest najlepszą możliwą odpowiedzią. Dostawca, który potrafi powiedzieć, czego nie umie, mówi prawdę również o tym, co umie. Odpowiedź w stylu „wszystko się da" znaczy, że o pozostałych funkcjach też nie dowiesz się niczego pewnego.

Rzeczy widoczne z zewnątrz

Czy produkt ma publiczne demo, do którego wejdziesz bez rozmowy handlowej. To pokazuje pewność siebie i pozwala sprawdzić rzeczy, o które byś nie zapytał.

Czy strona ma aktualne treści. Blog sprzed dwóch lat i cennik z nieaktualnymi stawkami mówią o tempie pracy więcej niż deklaracje.

Czy cennik jest publiczny. Cena dostępna dopiero po rozmowie nie jest sama w sobie złym znakiem, ale wydłuża porównanie i warto o tym wiedzieć.

Jak szybko odpisują przed sprzedażą. To jest górna granica tego, jak szybko odpiszą po sprzedaży.

O co zapytać obecnego klienta

Jeśli dostaniesz kontakt do referencyjnego lokalu, nie pytaj, czy są zadowoleni. Zapytaj o rzeczy, które trudno przedstawić korzystnie:

Co poszło nie tak przy wdrożeniu?

Ile trwało, zanim zespół przestał narzekać?

Czego brakuje Wam do dziś?

Odpowiedzi na te trzy pytania są warte więcej niż cała rozmowa handlowa.

Rzecz, o której warto pamiętać przy młodych firmach

Nowy dostawca ma mniej opinii w internecie i to jest fakt, a nie zarzut - każda firma go przechodzi. Sensowne jest wtedy zabezpieczenie się w inny sposób: krótki okres wypowiedzenia, eksport danych dostępny samodzielnie i brak umowy na czas określony.

Jeśli te trzy warunki są spełnione, ryzyko współpracy z młodszym dostawcą jest ograniczone do czasu, który stracisz na ewentualną zmianę. Jeśli któregoś brakuje, ryzyko jest znacznie większe i wtedy dłuższa historia firmy naprawdę ma znaczenie.