We wrześniu z gastronomii odchodzą studenci i osoby zatrudnione na sezon. To dzieje się co roku i co roku zaskakuje, bo odejście jednej osoby zabiera rzeczy, o których nikt nie pomyślał, że są tylko u niej.
Zrób to, zanim ostatnia osoba odejdzie
Spisz to, co wie tylko ona. Nie chodzi o wielki dokument. Chodzi o pięć rzeczy, które robi ta konkretna osoba i nikt inny: kod do czegoś, kontakt do dostawcy, sposób obsługi kapryśnego sprzętu, układ w magazynie, hasło do konta w portalu.
Przejmij dostępy. Konto w portalu z dostawą, profil lokalu w mapach, konto w sklepie z zaopatrzeniem. Konta założone na prywatny adres odchodzącej osoby to problem, który wraca po trzech miesiącach.
Wyłącz konta w systemach. Osoba, która odeszła, nie powinna mieć aktywnego kodu PIN ani dostępu do panelu. To nie jest wyraz nieufności, tylko higiena - taka sama jak oddanie kluczy.
Wdrożenie nowej osoby w jeden dzień
Kolejność, która działa lepiej niż rzucenie na głęboką wodę:
Najpierw sala, potem system. Nowa osoba ma najpierw zrozumieć układ stolików, kartę i to, kto za co odpowiada. System jest narzędziem do rzeczy, które trzeba najpierw rozumieć.
Trzy najczęstsze sytuacje, nie wszystkie. Przyjęcie zamówienia, dopisanie pozycji do otwartego rachunku, zamknięcie rachunku z podziałem. To pokrywa większość zmiany. Reszty uczy się po drodze.
Zawężone uprawnienia na start. Nowa osoba nie potrzebuje dostępu do statystyk, cen zakupu ani ustawień. Węższy zakres to mniej rzeczy do nauczenia i mniej rzeczy do zepsucia przez pomyłkę.
Ktoś przypisany na pierwszą zmianę. Nie „pytaj, jak coś będzie", tylko konkretna osoba, która wie, że dziś odpowiada za nowego.
Co warto mieć przygotowane raz na zawsze
Kartę z cenami na papierze dla osoby, która jeszcze nie zna karty.
Listę alergenów w formie, którą da się szybko sprawdzić przy gościu.
Krótką notatkę o tym, czego NIE robimy. Zwykle to jest szybsze do przekazania niż lista rzeczy dozwolonych i zapobiega większości nieporozumień.
Rzecz, o której zapomina się najczęściej
Grafik na pierwsze dwa tygodnie po sezonie. Zespół jest mniejszy, ruch mniejszy, ale nie w tym samym tempie. Wrzesień potrafi mieć mocne weekendy przy słabych dniach roboczych, więc obsada z sierpnia jest za duża w środku tygodnia i za mała w sobotę.
Warto ustawić grafik na podstawie wrześniowych danych z zeszłego roku, a nie na podstawie ostatnich tygodni sezonu.
Jedna rzecz, która zmniejsza rotację
Osoby sezonowe rzadko odchodzą z powodu pieniędzy. Częściej dlatego, że nikt ich nie zapytał, czy chcą zostać.
Rozmowa na dwa tygodnie przed końcem sezonu - konkretna, z propozycją liczby godzin na jesień - potrafi zatrzymać kogoś, kto i tak nie miał planu. Jest to tańsze niż rekrutacja i znacznie tańsze niż wdrażanie kogoś nowego w listopadzie.