Zeszyt przy telefonie działa świetnie do momentu, w którym rezerwacje przychodzą dwoma kanałami naraz. Wtedy pojawia się błąd, którego nie da się naprawić przy gościu: ten sam stolik obiecany dwa razy.

Skąd to się bierze

Prawie zawsze z jednej z czterech sytuacji:

Dwa kanały, jedna kartka. Ktoś zapisał rezerwację z telefonu, ktoś inny przyjął przez wiadomość na komunikatorze. Kartka jest jedna, ale wpisów dokonują dwie osoby w różnym czasie.

Zmiana warty. Rezerwacja przyjęta na koniec zmiany, przekazana ustnie, nie trafia do zeszytu.

Grupa, która urosła. Rezerwacja na cztery osoby, przy stole siada sześć. Formalnie nic się nie zmieniło, faktycznie zabrakło dwóch miejsc komuś innemu.

Wieczór, który przechodzi w noc. Lokal czynny do drugiej. Rezerwacja na 23:30 i rezerwacja na 00:30 są w zeszycie na dwóch różnych stronach, bo to formalnie dwa dni. Przy stoliku to jest ten sam wieczór i ten sam stolik.

Czego nie załatwi lepszy zeszyt

Kalendarz w telefonie i arkusz w chmurze poprawiają dostęp, ale nie rozwiązują sedna: nikt nie liczy miejsc w momencie zapisu. Człowiek patrzy na listę i ocenia. Przy dziesięciu rezerwacjach ocena jest trafna. Przy trzydziestu przestaje.

Druga rzecz, której nie załatwi żaden zapis ręczny: dwie osoby rezerwujące w tej samej chwili przez internet. Kartka nie ma jak tego zauważyć.

Co działa naprawdę

Pojemność liczona z miejsc, nie z liczby rezerwacji. Limit „sześć rezerwacji na godzinę" nic nie znaczy, bo sześć par to nie to samo co sześć szóstek. Liczyć trzeba miejsca przy stolikach.

Lista godzin zależna od liczby osób. Gość podaje najpierw, ile osób, i widzi tylko te terminy, w które się zmieści. To zdejmuje większość rozczarowań, bo nie da się wybrać czegoś, czego nie ma.

Czas trwania rezerwacji. Bez niego system nie wie, że 19:00 koliduje z 20:00. Dwie godziny to rozsądny punkt wyjścia dla restauracji, mniej dla lokalu z szybką rotacją.

Kontrola przy zapisie, nie przy przeglądaniu. Sprawdzenie miejsc musi się odbywać w tej samej chwili co zapis. Inaczej dwie osoby, które kliknęły równocześnie, obie przejdą.

Wieczór jako jedna oś czasu. Terminy po północy muszą kolidować z wieczornymi, a nie startować jako nowy dzień.

Co zrobić, gdy jednak się zdarzy

Zdarza się każdemu, kto przyjmuje rezerwacje. Kilka rzeczy, które ratują sytuację:

  • Powiedz od razu, przy wejściu. Gość, który dowiaduje się przy drzwiach, jest zły. Gość, który dowiaduje się po dwudziestu minutach czekania, już nie wróci.
  • Miej gotową propozycję, nie samo przeprosiny. Stolik za piętnaście minut, miejsce przy barze, coś do picia na koszt lokalu.
  • Zapisz, co się stało. Jeśli to samo powtórzy się trzeci raz w miesiącu, przyczyna jest w procesie, nie w pechu.

Rzecz, o której warto pomyśleć osobno

Nadrezerwowanie i niedojścia to dwa końce tego samego problemu. Pierwsze kosztuje reputację, drugie kosztuje pieniądze. Na drugie działa kaucja i o niej jest osobny tekst - warto przeczytać oba, bo rozwiązanie jednego bywa źródłem drugiego.