Szukając systemu dla restauracji, trafisz na dwa rodzaje stron. Jedne mówią „skontaktuj się z nami po wycenę". Drugie podają konkretne widełki, ale gdy sprawdzisz, kto je publikuje, okazuje się, że to serwisy porównywarkowe, a nie producenci.

Ten tekst nie doda kolejnych widełek do tej sterty. Zamiast tego pokazuje, z czego naprawdę składa się rachunek i jak porównać dwie oferty, które wyglądają nieporównywalnie.

Dlaczego nikt nie podaje ceny

Trzy powody i wszystkie są prawdziwe:

Bo cena zależy od konfiguracji. Lokal z jedną kasą i lokal z trzema stanowiskami, ekranem kuchennym i integracją z magazynem to dwa różne produkty pod tą samą nazwą.

Bo sprzedaż idzie przez rozmowę. Handlowiec, który zna Twoją skalę, sprzedaje drożej niż cennik na stronie. To jest model, nie złośliwość.

Bo abonament to często mniejsza część rachunku. Podanie samej kwoty miesięcznej byłoby mylące, a podanie całości wymaga wiedzy o Twoim lokalu.

Wniosek praktyczny: nie porównuj abonamentów. Porównuj koszt całkowity w perspektywie trzech lat.

Pięć składników, z których składa się rachunek

1. Licencja albo abonament. Miesięczny albo roczny, czasem za stanowisko, czasem za lokal. Sprawdź, po czym liczą, bo „za stanowisko" przy trzech kasach to trzykrotność.

2. Sprzęt. Terminal, tablet, drukarka bonów, ekran kuchenny, szuflada na gotówkę, kasa fiskalna. To jest zwykle największa pozycja pierwszego roku i jednocześnie ta, o której nie mówi się w rozmowie o abonamencie.

3. Wdrożenie i szkolenie. Jednorazowa opłata za konfigurację, wprowadzenie menu i przeszkolenie zespołu. Bywa zerowa przy samoobsłudze i bywa równa kilku miesiącom abonamentu przy wdrożeniu z technikiem.

4. Umowa serwisowa. Wsparcie, aktualizacje, przeglądy urządzeń fiskalnych. Często osobna pozycja, o którą trzeba zapytać.

5. Prowizje od transakcji. Jeśli system pośredniczy w płatnościach online, dochodzi udział w obrocie. To jest jedyna pozycja, która rośnie razem z Twoim sukcesem, więc przy dobrym roku potrafi przebić wszystkie pozostałe.

Jak porównać dwie oferty

Zrób tabelę na trzy lata. Nie na miesiąc, bo miesiąc pokazuje tylko punkt piąty tej listy.

Pozycja Oferta A Oferta B
Abonament × 36 miesięcy
Sprzęt (jednorazowo)
Wdrożenie i szkolenie
Serwis × 36 miesięcy
Prowizje od płatności (szacunek z Twojego obrotu)
Razem 3 lata

Dwie oferty, które w rozmowie brzmiały podobnie, potrafią się w tej tabeli rozjechać dwukrotnie. Najczęściej przez sprzęt albo przez prowizje.

Do tego dopisz sobie trzy pytania, które nie są kosztem, ale bywają droższe niż koszt:

  • Czy dane są Twoje i da się je wyeksportować, gdy będziesz chciał zmienić dostawcę?
  • Ile trwa umowa i co się dzieje przy wcześniejszym rozwiązaniu?
  • Czy sprzęt jest Twój, czy wypożyczony? Po trzech latach to jest różnica między posiadaniem czegoś a oddaniem tego.

Co da się mieć za mało albo za nic

Warto wiedzieć, zanim wejdziesz w rozmowę o wycenie, bo zmienia to Twoją pozycję.

Menu cyfrowe z zamówieniami działa na sprzęcie, który już masz - zamówienia widać na telefonie albo na dowolnym komputerze. Nasz plan darmowy mieści 5 stolików i 15 dań, bezterminowo i bez prowizji od zamówień.

Kody QR generują się razem ze stolikami, więc nie ma pozycji „projekt i wdrożenie kodów".

Kasa fiskalna to osobna sprawa i osobny wydatek, ale przy jej zakupie przysługuje ulga: 90 procent ceny netto, maksymalnie 700 zł, o ile rozpoczniesz ewidencję w wymaganym terminie. Piszę o tym szerzej w tekście o kasach online.

To nie znaczy, że rozbudowany system POS jest niepotrzebny. Znaczy, że warto wiedzieć, od czego zaczynasz, i nie kupować w pierwszym miesiącu rzeczy, których potrzeba dopiero przy trzeciej sali.

Kiedy naprawdę potrzebujesz dużego systemu

Uczciwie, bo to jest pytanie, na które sprzedawca nie odpowie bezstronnie:

  • Kilka stanowisk kasowych pracujących równocześnie.
  • Rozbudowany magazyn z recepturami i codzienną inwentaryzacją.
  • Więcej niż jeden lokal i potrzeba wspólnego raportowania.
  • Integracja z systemem księgowym albo z centralą sieci.

Jeśli nic z tego Cię nie dotyczy, duży system kupujesz na zapas. Zapas w oprogramowaniu ma to do siebie, że płacisz za niego co miesiąc, niezależnie od tego, czy go używasz.

Najczęstsze pytania

Czy tanie rozwiązanie oznacza gorsze? Oznacza inne. Przy jednym stanowisku i krótkiej karcie prosty system robi to samo, co drogi, tylko bez modułów, których nie otworzysz.

Czy warto brać sprzęt od dostawcy oprogramowania? Bywa wygodne i bywa pułapką, jeśli wiąże Cię z jednym producentem na lata. Zapytaj, czy system działa na sprzęcie kupionym gdzie indziej.

Ile kosztuje sam start? U nas zero, bo plan darmowy nie ma opłaty i nie wymaga sprzętu. Przy pełnym systemie POS ze stanowiskiem i drukarką bonów mówimy o wydatku sprzętowym, który trzeba policzyć osobno - i tu odsyłam do tabeli wyżej zamiast rzucać liczbą.

Skąd biorą się widełki cenowe krążące w internecie? Z serwisów treściowych i porównywarek, nie z cenników producentów. Traktuj je jako punkt wyjścia do rozmowy, a nie jako fakt.

Podsumowanie

Nie da się podać ceny systemu POS, bo nikt jej nie publikuje, a sama kwota abonamentu i tak niewiele znaczy.

Policz koszt trzyletni z pięciu składników, zapytaj o eksport danych i własność sprzętu, i nie kupuj modułów na zapas. To wystarczy, żeby nie przepłacić.

Zobacz nasz cennik - jest publiczny →

Warto zestawić to z kosztem wdrożenia samego menu QR oraz z tekstem o prowizjach portali, gdzie ta sama zasada nieujawniania stawek wraca w jeszcze mocniejszej wersji.