Oferty porównuje się zwykle po jednej liczbie z nagłówka. Ta liczba jest prawdziwa i jednocześnie mówi mniej niż połowę.

Poniżej lista pozycji, które składają się na roczny koszt. Przejdź ją raz, a porównanie zrobi się uczciwe.

Pozycje, o których pamiętają wszyscy

Abonament razy dwanaście. Sprawdź przy okazji, czy cena roczna jest niższa i czy przy płatności rocznej nie tracisz prawa do rezygnacji w trakcie.

Opłata operatora płatności. Procent od każdej transakcji online, czasem plus kilkadziesiąt groszy. Policz ją od kwoty, którą realnie przepuścisz przez płatności online, a nie od całego obrotu.

Pozycje, o których pamięta mniej osób

Sprzęt. Tablet na salę, tablet do kuchni, ewentualna drukarka bonów. Nie zawsze trzeba cokolwiek kupować, ale jeśli trzeba, to jest wydatek jednorazowy o wysokości kilku abonamentów.

Wdrożenie i wpisanie karty. Menu trzeba raz wprowadzić. Jeśli robisz to sam, kosztem jest Twój czas. Jeśli robi to ktoś za Ciebie, kosztem jest jego stawka. Przy stu pozycjach ze zdjęciami to realny dzień pracy.

Szkolenie zespołu. Godzina na osobę przy prostym systemie, znacznie więcej przy rozbudowanym. Licz razy liczba osób i razy rotacja w ciągu roku, bo nowa osoba zimą też musi się nauczyć.

Moduły płatne osobno. Osobny temat, opisany w tekście o dodatkach. Tu wystarczy zasada: policz cenę wersji, która zawiera wszystko, czego naprawdę użyjesz, a nie ceny wersji podstawowej.

Pozycje, o których nie pamięta prawie nikt

Czas obsługi jednego zamówienia. Jeśli system wymaga trzech dotknięć więcej niż inny, przy dwustu zamówieniach dziennie robi się z tego kilkanaście minut pracy kelnera. Dziennie.

Obejścia. Każda rzecz, której system nie umie, a która jest Ci potrzebna, kończy się zeszytem, arkuszem albo grupą na komunikatorze. To jest koszt, tylko nie ma faktury.

Koszt wyjścia. Ile potrwa i ile kosztuje przeniesienie karty, danych gości i historii sprzedaży do czegoś innego. System bez eksportu jest droższy o cenę tego, że zostajesz.

Przestój. Co się dzieje, gdy padnie internet albo serwer dostawcy. Godzina bez możliwości przyjęcia zamówienia w piątkowy wieczór ma konkretną wartość i warto ją znać przed, a nie po.

Prosty arkusz

Zrób tabelkę z czterema kolumnami: pozycja, kwota jednorazowa, kwota miesięczna, uwagi. Wpisz wszystko z góry, pomnóż miesięczne przez dwanaście, dodaj jednorazowe i podziel przez dwanaście, żeby dostać uczciwą miesięczną średnią pierwszego roku.

Pierwszy rok jest zwykle najdroższy, bo zawiera wdrożenie. Drugi pokazuje koszt stały. Warto policzyć oba, bo decyzja dotyczy obu.

Co z tym zrobić

Ta lista nie ma Cię zniechęcić do zmiany. Ma sprawić, żeby porównanie było między tymi samymi rzeczami.

Najczęstszy błąd przy wyborze nie polega na wybraniu droższego rozwiązania. Polega na wybraniu tańszego w tabeli, a droższego w rachunku - bo połowa kosztów wyszła po podpisaniu.