Restauracje rzadko zostają przy systemie, bo jest najlepszy. Zostają, bo zmiana wygląda na ryzykowną. To rozsądny odruch, ale wart sprawdzenia, bo koszt zostania też jest realny.

Poniżej uczciwa lista: co przenosisz, czego nie, i ile to zajmuje.

Co zwykle da się przenieść

Kartę. Nazwy, ceny, kategorie, opisy. Jeśli obecny system pozwala wyeksportować plik CSV albo Excel, jest to praca na godzinę. Jeśli nie pozwala, zostaje przepisanie albo zdjęcie karty i rozpoznanie treści - dłużej, ale wykonalne.

Zdjęcia dań. Pobierasz i wgrywasz. Nudne, ale bezpieczne.

Listę stolików i układ sali. Zwykle i tak wpisuje się ją od nowa, bo to kilkanaście pozycji.

Dane gości, którzy wyrazili zgodę marketingową. Tu decyduje nie technika, tylko podstawa prawna - zgoda musi obejmować to, co zamierzasz robić dalej. Warto zajrzeć do treści zgody, zanim cokolwiek przeniesiesz.

Czego zwykle nie przeniesiesz

Historii sprzedaży w formie, która działa w nowym systemie. Surowe dane owszem, ale raporty liczone na nich - nie. Statystyki zaczną się od dnia startu.

Programu lojalnościowego w trakcie. Pieczątki i punkty da się przepisać jako stan początkowy, ale mechanika bywa inna, więc część reguł trzeba ustalić od nowa.

Linków, które ktoś już wydrukował. Jeśli kody QR na stolikach prowadzą pod stary adres, trzeba je wymienić albo ustawić przekierowanie. To jest najczęściej pomijany punkt na liście.

Realny harmonogram

Dla małego lokalu, przy karcie do stu pozycji:

  • Dzień 1. Eksport karty ze starego systemu, wgranie do nowego, poprawki nazw i cen. Pół dnia pracy jednej osoby.
  • Dzień 2. Stoliki, kody QR, ustawienia godzin i płatności. Dwie do trzech godzin.
  • Dzień 3. Praca równoległa. Nowy system działa obok starego, przyjmujesz na nim część zamówień, na przykład tylko wynos.
  • Dzień 4 do 7. Pełne przejście, stary system zostaje włączony jako zapasowy.
  • Po dwóch tygodniach. Wyłączenie starego, ale dopiero po pobraniu wszystkiego, co chcesz zachować.

Najczęstszy błąd to skrócenie tego do jednego dnia w piątek.

Co zrobić PRZED wypowiedzeniem umowy

W tej kolejności, bez skrótów:

  1. Pobierz eksport karty, gości i historii. Dopóki masz dostęp.
  2. Sprawdź okres wypowiedzenia. Bywa miesięczny, bywa dłuższy przy rocznej płatności.
  3. Sprawdź, co się dzieje z danymi po zakończeniu. Ile dni masz na pobranie i czy dostęp wygasa od razu.
  4. Uruchom nowy system równolegle, zanim wyłączysz stary. Nakładka kosztuje jeden abonament i jest tania jak na spokój.

Kiedy zmiana NIE ma sensu

Gdy problem nie leży w systemie. Jeśli zamówienia giną, bo nikt nie patrzy na ekran, nowy ekran niczego nie naprawi. Jeśli karta się nie sprzedaje, zmiana oprogramowania nie zmieni karty.

Zmiana ma sens, gdy potrafisz nazwać konkretną rzecz, której obecny system nie robi, i sprawdziłeś, że nowy ją robi. Nie na prezentacji, tylko na swoich trzech najczęstszych zamówieniach.