Po intensywnym lecie stan w systemie i stan na półce zawsze się różnią. To nie jest oznaka nieporządku, tylko normalny skutek dwóch miesięcy pracy pod obciążeniem.
Ważne jest nie samo policzenie, tylko dowiedzenie się, skąd wzięła się różnica. Inwentaryzacja, która kończy się wyrównaniem liczb bez wniosku, to trzy godziny pracy zamienione w nic.
Kiedy liczyć
Po zamknięciu, przed dostawą, przy pustej kuchni. Najlepiej w dniu, po którym następuje dzień wolny albo spokojny, bo część rzeczy trzeba będzie dokupić.
Nigdy w trakcie zmiany. Liczenie przy pracującej kuchni daje wynik, który jest nieprawdziwy w chwili zapisania.
Zacznij od dwudziestu pozycji, nie od wszystkich
Pełna inwentaryzacja co miesiąc jest nierealna w małym lokalu i dlatego nie odbywa się wcale.
Sensowniejszy układ: policz dokładnie to, co jest drogie albo znika najszybciej. Zwykle jest to dwadzieścia pozycji, które odpowiadają za większość wartości magazynu: mięso, ryby, alkohol, sery, kawa.
Resztę policz raz na kwartał albo szacunkowo.
Skąd biorą się różnice
Po kolei, od najczęstszej:
Porcjowanie na oko. Największe i najbardziej niewidoczne źródło. Dziesięć gramów więcej na porcji razy tysiąc porcji to dziesięć kilogramów, których nikt nie ukradł.
Straty przy przygotowaniu. Obierki, przypalenia, poprawki. Normalne, ale muszą być w recepturze, a nie w niedoborze.
Dania wydane bez zapisania. Poprawka dla gościa, pomyłka kelnera, posiłek pracowniczy. Każde z osobna drobne, razem potrafią być pozycją.
Termin przydatności. Produkt, który się przeterminował, znika z półki i nie pojawia się w sprzedaży.
Dostawa niezgodna z fakturą. Rzadsze, ale zdarza się. Wychwytuje się to tylko przez sprawdzanie przy odbiorze.
Kradzież. Istnieje, ale jest zwykle mniejszą pozycją niż porcjowanie na oko. Warto zacząć od tego, co bardziej prawdopodobne.
Co zrobić z wynikiem
Wpisz różnice do arkusza i posortuj po wartości, nie po ilości. Trzy kilogramy sera są ważniejsze niż trzydzieści bułek.
Potem weź trzy pozycje z góry listy i przy każdej odpowiedz na jedno pytanie: czy to jest receptura, czy proces.
- Receptura: porcja w systemie nie zgadza się z porcją na talerzu. Poprawiasz recepturę.
- Proces: coś znika poza sprzedażą. Poprawiasz zasadę, na przykład zapisywanie posiłków pracowniczych.
Nie zajmuj się jednocześnie dwudziestoma pozycjami. Trzy naprawione do końca dają więcej niż dwadzieścia zauważonych.
Po co to robić akurat we wrześniu
Bo masz świeże dane ze szczytu i spokojniejszy grafik. Różnica policzona teraz dotyczy okresu, w którym wszystko chodziło na maksimum, więc pokazuje słabe punkty najwyraźniej.
Do tego dochodzi rzecz praktyczna: jesień to moment, w którym karta i tak się zmienia. Zmiana receptur razem ze zmianą karty jest jedną pracą, a rozdzielona na dwie okazje jest dwiema.