Pytanie „czy mogę zabrać swoje dane" brzmi jak formalność. W praktyce jest to jedno z niewielu pytań, które zmienia Twoją pozycję wobec dostawcy na cały czas trwania umowy.

Dopóki możesz wyjść z danymi, negocjujesz. Gdy nie możesz, zostajesz.

Kto jest właścicielem czego

W typowym układzie to Ty jesteś administratorem danych gości Twojego lokalu, a dostawca oprogramowania jest podmiotem przetwarzającym: przechowuje je i przetwarza w Twoim imieniu, na podstawie umowy powierzenia.

Praktyczny wniosek jest prosty: dane gości są Twoje, a dostawca ma obowiązek je wydać i po zakończeniu współpracy usunąć albo zwrócić.

Osobno stoją dane, które są wytworem samego systemu - wewnętrzne identyfikatory, logi techniczne, statystyki agregowane. Tu bywa różnie i nie ma co z tego robić sporu.

Co warto móc wyeksportować

  • Kartę: nazwy, ceny, kategorie, opisy, alergeny. Najlepiej w CSV albo Excelu, nie w PDF.
  • Zdjęcia dań w oryginalnej rozdzielczości.
  • Historię zamówień z datami, pozycjami i kwotami. To podstawa do analizy sprzedaży i do księgowości.
  • Dane gości, którzy zostawili kontakt, razem z informacją, na co dokładnie wyrazili zgodę i kiedy.
  • Rezerwacje, jeśli je prowadzisz.

Jak to sprawdzić przed podpisaniem

Nie pytaj „czy jest eksport". Prawie zawsze usłyszysz, że jest. Zapytaj konkretniej:

W jakim formacie i czy mogę zobaczyć przykładowy plik?

Plik CSV, który da się otworzyć w arkuszu, to eksport. Zestawienie w PDF to raport - ładny do czytania, bezużyteczny do przeniesienia.

Drugie pytanie, równie krótkie:

Czy eksport jest w panelu, czy trzeba o niego prosić?

Eksport na żądanie działa dobrze, dopóki relacja jest dobra. Eksport dostępny samodzielnie działa zawsze.

Trzy zapisy do sprawdzenia w umowie

Termin dostępu po zakończeniu. Ile dni masz na pobranie danych po wygaśnięciu umowy. Zero dni oznacza, że musisz pobrać wcześniej, i lepiej wiedzieć o tym z góry.

Los danych po zakończeniu. Usunięcie czy zwrot, w jakim terminie. To standardowy element umowy powierzenia.

Podwykonawcy. Kto jeszcze dotyka Twoich danych: hosting, poczta, bramka płatności. Nie chodzi o to, żeby ich nie było - chodzi o to, żeby byli wymienieni.

Dlaczego to jest też Twój interes prawny

Gdy gość poprosi Cię o usunięcie swoich danych albo o ich kopię, to Ty odpowiadasz za realizację, a nie dostawca systemu. Jeśli nie masz jak wyjąć danych z systemu, masz obowiązek, którego nie umiesz wykonać.

To jest ten sam mechanizm, który przy zmianie dostawcy okazuje się wygodą. Warunek jest jeden i sprawdza się go przed podpisaniem, a nie w dniu, w którym staje się potrzebny.